Numérisation des documents au burundi |DMS Burundi

Service d'archivage Numérique

La numérisation / digitalisation est un procédé qui consiste à transformer les documents physiques (papiers) en documents électroniques (ou digitaux), une action structurée qui permet d’optimiser les performances de l’entreprise et de :

Réduire les délais de traitement des demandes et en automatisant les processus administratifs de relation prospects / clients ;
Limiter les coûts internes de traitement de l’information (absence de saisie et de re saisie) sur toutes les tâches sans valeur ajoutée ;
Améliorer la qualité des données en sécurisant le respect d’éventuelles obligations réglementaires ;
Réduire les coûts externes ;
Libérer du temps pour améliorer la qualité de la relation client.

Cet enjeu qui vise à simplifier le quotidien des équipes opérationnelles, à améliorer la rentabilité des entreprises et à consolider l’expérience client, repose sur l’automatisation des processus métiers de l’entreprise. Chez DMS Burundi, non seulement nous fournissons les logiciels de numérisation, nous procédons également à la configuration et à l’installation du système, une étape qui sera suivie par la formation du personnel à l’utilisation et exploitation de ces logiciels. Dans le cas où l’entreprise/l’institution ne dispose pas de personnel suffisamment qualifié pour procéder à la numérisation, ou dans le cas où le volume des documents à numériser est trop important pour être confié à une équipe interne, DMS Burundi peut prendre cette tâche en mains moyennant un contrat de service convenu entre lui et son client. Notre démarche consistera à respecter les étapes suivantes :

Préparation matérielle des documents avant et après la numérisation ;
La numérisation (ou digitalisation) proprement dite ;
La vérification de la qualité, tant au cours du projet qu’une fois celui-ci terminé ;
Destruction ou conservation, selon les cas, des documents sources.

Dokmee DMS

Dokmee est un système de gestion de documents sécurisé et facile à utiliser conçu pour une variété d'objectifs, y compris la capture et le stockage de documents, la recherche et l'extraction et le partage de fichiers. Dokmee s'adapte à n'importe quel modèle d'entreprise en maximisant l'accessibilité et la fonctionnalité dans les référentiels de toutes tailles, tout en augmentant la collaboration et la communication entre les utilisateurs. Avec une interface très conviviale disponible en 19 langues, Dokmee est le choix intelligent et flexible.

Dokmee ECM intègre des fonctionnalités primées ainsi que les avantages des outils d'optimisation de processus métier tels que le workflow, la gestion des périodes légales de conservation des fichiers, le contrôle de version, etc. Un grand nombre de fichiers dans plusieurs répertoires n'ont pas à être aussi intimidants lorsque vous avez un Page Counter. Formats supportés; TIFF, PDF, JPEG et beaucoup d'autres fichiers.

Dokmee Capture

Offrant une numérisation illimitée sans coût par clic, des options automatisées de saisie de données et des outils de rapports d’erreurs et d'audit, Dokmee Capture est le produit idéal pour les bureaux de service de numérisation, les services de numérisation centralisés au sein de grandes entreprises ou les sociétés qui cherchent à numériser des fichiers en grande quantité. Dokmee Capture offre aux utilisateurs la possibilité de séparer les processus de numérisation, de contrôle qualité, d'indexation et d'exportation en tâches indépendantes qui peuvent être exécutées simultanément par différents utilisateurs, tout en permettant une gestion centralisée de l'ensemble du processus.

Dokmee Capture transforme efficacement le processus de numérisation en une suite d’étapes qui peut être adaptée à vos besoins spécifiques et géré rationnellement afin d’optimiser l'efficacité et de minimiser les coûts liés à la dématérialisation de votre base documentaire. L'outil de rapport permet aux administrateurs de suivre la productivité et la rentabilité automatiquement, éliminant ainsi le processus de vérification manuelle des rapports d'activité.

Notre Mission

Servir et protéger les intérêts de nos clients en leur accordant le meilleur de nos services

Atteindre l’excellence en leur fournissant ces services et en les encourageant à participer activement dans l’utilisation des technologies de l’information et de la communication.

Fournir aux secteurs public et privé des solutions robustes et innovantes pour être à l’avant-garde de l’exploitation potentielle des technologies de l’information.

Fournir à nos clients des solutions de haute qualité, appropriées, à des prix raisonnables, à temps et tout le temps à travers notre perpétuelle assistance technique et support.

La caractéristique de DMS Burundi est la livraison des solutions et services exceptionnels. Nous le faisons en stimulant continuellement la conscience de notre équipe professionnelle sur les principes de qualité, d’amélioration continuelle, de diversité, de la technologie et l’innovation. Nous nous battons pour la satisfaction ultime de nos clients.

Pourquoi Nous Choisir

Institution Administrative

Au niveau des communes et provinces, on produit chaque année un bon nombre de documents très utiles pour la population et des rapports annuels nécessaire pour la prise de décision selon les activités ultérieures .Malheureusement, tous ces documents ne sont pas bien archivés ni numérisés. Notre but est de parvenir à vous rendre service pour garantir la sécurité de vos données et leurs vies pérennes sans oublier la facilité dans la recherche d’un document voulu.

Notre Equipe

Entreprises Publiques

Toute entreprise quel que soit ses activités, produit un ensemble de documents pour ses bilans comptable, sa ressource humaine, ses dépenses, ses préforma, ses factures, ses bordereaux et bien d’autres. Cet amalgame de documents nécessite une gestion adéquate orientée soit en archivage physique ou numérique. DMS Burundi est là pour vous offrir ces services.

SÉCURITÉ

Avec le journal d'audit intégré, toutes les activités du système et des fichiers sont suivies et enregistrées pour faciliter la génération de rapports. Sécurisez les fichiers avec des restrictions utilisateur au niveau de l'armoire de fichiers, des dossiers et des fichiers avec l'intégration d'Active Directory. Tous les fichiers importés et créés avec Dokmee sont chiffrés sur le serveur pour garantir que l'accessibilité est limitée aux utilisateurs autorisés de Dokmee uniquement.

ORGANISATION ET RÉTENTION

Avec une structure de dossiers de type Windows facile à utiliser, triez manuellement et automatiquement les fichiers dans un nombre illimité de dossiers et de niveaux. Vous avez déjà des fichiers et des dossiers organisés sous Windows? Faites simplement glisser toute la structure de dossiers dans Dokmee et elle sera recréée avec les fichiers automatiquement OCR et recherchable en fonction du contenu. Purgez, exportez et supprimez automatiquement les fichiers en fonction d'une période de conservation spécifiée.

PARTAGE DE FICHIERS ET COLLABORATION

Dans les entreprise et societe que ca soit public ou privées la gestion des documents des archives est devenu un grand defit a surmonter beaucoup d'entreprise se sont retrouver dans une situation catastrophique causa les endomagement des documents envisageant meme leus perte nous sommes une societé informatique specialisé dans l'archivage electronique et la numerisation des donneés, Nous sommes basé en Afrique de l'Est précisement au Burundi Partagez des fichiers dans toute votre organisation en toute tranquillité. Stockez et gérez n'importe quel type de fichier dans Dokmee, avec des capacités de visualisation intégrées pour PDF, TIFF, JPG, PNG, BMP, GIF, DWG, DXF, MSG, EML et bien plus encore. Ajoutez des annotations, des annotations et des notes aux fichiers. Avec une visionneuse Microsoft Office collaborative, ouvrez et modifiez des fichiers Word, Excel, PowerPoint et Visio. Plusieurs utilisateurs peuvent afficher les fichiers en même temps, ainsi que le contrôle de version pour l'édition et les révisions.

FLUX DE TRAVAIL

Avec un flux de travail basé sur des règles approfondies, personnalisez et gérez le flux de documents et les processus métier pour les exigences d'approbation multi-utilisateurs. La boîte de réception Workflow est également accessible à partir des produits Dokmee Web et Dokmee Mobile.

Signature électronique avec restrictions de mot de passe

Automatisez les approbations en quelques secondes

Approuvez les fichiers de flux de travail où que vous soyez

Avantages

La réduction du volume de transactions
La diminution des risques et des délais de recherche
L’amélioration de la confidentialité
La diffusion interne ou externe
L’accès partagé et distant
La décentralisation du traitement
Un travail collaboratif
La faciliter et la sécurité (donner l’accès et la consultation des documents).

LE POUVOIR DE L'INTÉGRATION

Avec un SDK inclus ainsi que plusieurs outils d'intégration intégrés, Dokmee est prêt à s'intégrer dans tout processus métier ou système de gestion d'entreprise tel que SAP, PeopleSoft, Workday, SalesForce, QuickBooks, Allscripts, NextGen, Oracle, etc. Les intégrations entre Dokmee et d'autres programmes, à la fois basés sur Windows et sur le Web, peuvent être effectuées pour la recherche et l'extraction, l'indexation, l'importation et la visualisation de fichiers. La barre d'outils Microsoft Office à accès facile vous permet d'envoyer des fichiers directement depuis Word, Excel et Outlook directement dans Dokmee. Avec l'imprimante virtuelle Dokmee, envoyez des fichiers PDF dans Dokmee à partir de n'importe quelle application à l'aide du bouton d'impression.

LES AVANTAGES DE DOKMEE MOBILE

Avec une solution complète de gestion de contenu d'entreprise sur votre appareil mobile, ne vous inquiétez plus d'être déconnecté du monde des affaires. Accédez aux fichiers d'une simple pression du doigt avec l'application mobile GRATUITE Dokmee. Restez connecté à l'aéroport, au cabinet médical ou entre les réunions, tant que vous disposez d'une connexion Internet, via Wi-Fi ou un plan de données mobiles. Formatée pour les téléphones et les tablettes, l'application mobile se connecte à Dokmee ECM ou Dokmee Cloud.

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